Protokollvorlagen sind die Baupläne für Protokolle: Sie legen fest, welche Felder ein Protokoll enthält, wie es heißt, ob es genehmigt werden muss und welche Gruppen es bearbeiten dürfen.
Es gibt zwei Wege, um an eine Protokollvorlage zu kommen:
Über den Button „Import -> Bibliothek" lässt sich eine Auswahl an vorgefertigten Vorlagen aus der System-Bibliothek einsehen. Vor dem Import wird eine Übersicht der enthaltenen Kategorien und Felder angezeigt, sodass klar ist, was importiert wird.
Jede Vorlage besitzt u. a. Einstellungen (siehe Button Einstellungen unten links in der Kategorieübersicht):
Eine Vorlage gliedert sich in Kategorien, innerhalb derer beliebige Felder angelegt werden. Jedes Feld hat je nach Feldtyp eigene, spezifische Einstellungen – die App führt hier selbsterklärend durch die Auswahl. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldtypen finden sich hier: Feldübersicht.
Kategorien lassen sich innerhalb einer Vorlage kopieren, um ähnliche Abschnitte schneller aufzubauen.
Zusätzlich lassen sich innerhalb einer Kategorie Regeln definieren: Abhängig vom Wert eines ausgewählten Trigger-Feldes können andere Felder der Kategorie z. B. ein- oder ausgeblendet werden. So lassen sich Protokolle dynamisch gestalten, die nur die Felder zeigen, die im jeweiligen Fall tatsächlich relevant sind. Dies ist über den Button Ruleset oben links verfügbar.
Über die Einstellungen einer Vorlage (dort, wo u. a. auch der Genehmigungsprozess konfiguriert wird) lässt sich: