Protokolle sind digitale Formulare, mit denen Helfer:innen Einsätze, Tätigkeiten oder andere Vorgänge dokumentieren. Jedes Protokoll basiert auf einer Protokollvorlage, die festlegt, welche Felder ausgefüllt werden müssen und ob ein Freigabeprozess erforderlich ist.
Ein abgelehntes Protokoll kann erneut bearbeitet werden. Änderungen an abgelehnten Protokollen werden in der Historie des Protokolls nachvollziehbar festgehalten.
Je nachdem, ob die verwendete Vorlage einen Freigabeprozess vorsieht, durchläuft ein Protokoll folgende Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht eingereicht, nur für die/den Ersteller:in sichtbar. |
| In Genehmigung | Eingereicht, wartet auf Prüfung durch eine berechtigte Person/Gruppe (nur bei Vorlagen mit Freigabeprozess). |
| Genehmigt | Protokoll wurde akzeptiert. Bei Vorlagen ohne Freigabeprozess erhält ein eingereichtes Protokoll diesen Status automatisch. |
| Nicht genehmigt / abgelehnt | Das Protokoll wurde von einer berechtigten Person abgelehnt und geht zur Überarbeitung zurück an die/den Ersteller:in. |
Bei einer Statusänderung (Genehmigung oder Ablehnung) und passenden Benachrichtigungseinstellungen erhält die/der Ersteller:in automatisch eine Benachrichtigung.
Nutzer:innen mit entsprechender Berechtigung (z. B. Gruppenverantwortliche/Administrator:innen) können eingereichte Protokolle prüfen:
Sobald ein Protokoll genehmigt wird, wird automatisch ein rechtsgültig signiertes PDF erzeugt und abgelegt (siehe PDF-Export).
Protokollvorlagen definieren Aufbau, Felder und (optional) den Freigabeprozess eines Protokolltyps. Verwaltung und Details dazu befinden sich auf der separaten Seite Protokollvorlagen.
Die App unterstützt das Ausfüllen von Protokollen auch ohne Internetverbindung:
Tipp: Offline erstellte Protokolle sollten zeitnah manuell abgesendet werden, damit sie in den Freigabeprozess gelangen und nicht in Vergessenheit geraten.